Набор архивных услуг Согласно законодательству Российской Федерации, архивная работа должна производиться в строго установленном порядке. Несоблюдение правил хранения и сортировки бумаг грозит санкциями руководству компаний. На деле ответственность за нее несут рядовые сотрудники архива. Для того чтобы государственная проверка не застала вас врасплох и не привела к жестким санкциям, советуем время от времени осуществлять профилактическую ревизию при помощи архивной фирмы. Первый этап – проведение экспертизы ценности документов, в ходе которой производится оценка ценности и актуальности тех или иных документов. При этом необходимо присутствие сотрудника организации-заказчика. Затем производят систематизацию и оформление дел. По каждому вопросу ведется формирование так называемых дел. К «делу» прикрепляется вся документация, имеющая отношение к данному вопросу. После этого занимаются оформлением описей. Создаются специальные перечни всех дел, сопровождаемые необходимыми пометками, рассчитанными на быстрое нахождение и отбор в случае необходимости. Упрощение процедуры выдачи справок. После проведения описей часть документации подготавливается к уничтожению либо передаче в государственные архивы. Оставшуюся в архиве документацию сортируют по срокам хранения. Для этого анализируются все возможные ситуации, требующие обращения к данной документации. К примеру, если речь идет о спортивной школе, необходимо обеспечить доступ к информации о достижениях ее учеников на протяжение хотя бы 20 лет (время спортивной карьеры). Руководитель компании несёт полную ответственность (в том числе и уголовную) за то, в каком состоянии находятся архивы и как проводятся архивные работы. Но стоит ли доверять эту работу своим сотрудникам, не имеющим опыта профессиональной архивной деятельности? Тем более что всегда можно воспользоваться услугами профессиональной компании, одним из основных родов деятельности которой является архивная обработка документов. Профессиональная архивация документов даёт возможность решить целый ряд проблем, которые связаны с сохранностью очень важных документов, организацией архивной работы, составлением описи документов и другими работами. В первую очередь, архивные работы представляют собой упорядочение документов и подготовку их передачи во внеофисное хранилище. Архивация документов представляет собой довольно сложный процесс, требует пристального внимания и наличия специальных знаний. Архивные работы должны выполняться сотрудниками, которые прошли специальное обучение в этой области. Архивная обработка документов является основным предшествующим этапом перед сканированием и вводом документов. Профессиональные работники в кратчайшие сроки наведут порядок среди документов и подготовят их к дальнейшим работам, в том числе и к внеофисному хранению. Какие же преимущества получит компания, которая воспользуется услугами профессиональной организации? В первую очередь, они гарантированно получат архив, в котором будет наведён идеальный порядок в делопроизводстве. Будет сэкономлено огромное количество времени и сил, которые необходимо затратить на поиск нужной информации. Помимо этого, освободится свободное место в офисе, и будут надёжно сохранены важные документы. Архивные работы позволят навести идеальный порядок в хранимой документации. Будут составлены описи всех документов, проведена их полная классификация, что даст возможность впоследствии проводить быстрый и удобный поиск и упростить документооборот. Архивная обработка документов позволяет обнаружить и избавиться от документов, чей срок хранения истёк, что значительно упрощает работу с оставшимися документами. Архивация документов позволяет эффективно подготовиться к разного рода проверкам (аудиторским, налоговым и т. д.), а при утере данных своевременно принять меры к их восстановлению, что даст возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов. И, наконец, обеспечивается особо пристальный учёт представляющих повышенную ценность документов, касающихся кадрового состава организации, что исключит возможность их потери в результате смены кадров, в том числе и среди руководящего персонала. Адрес офиса: г. Москва, Егорьевский проезд д.3А строение 1 Контакные телефоны: Офис: +7 (495) 506-07-25 Мобильный: +7 (926) 453-45-25 ICQ: 632 540 545 E - mail: info@arhivuslugi.ru arhivuslugi@mail.ru Время работы офиса: Пн - Пт: с 900 до 1900 Сб - c 10 00 до 17 00.